Trong ngành IT – nơi deadline luôn rượt đuổi, bugs không rủ cũng đến, còn meetings thì "mọc như nấm", kỹ năng quản lý thời gian không còn là lựa chọn – mà là điều kiện sống còn. Không chỉ giúp bạn kiểm soát công việc hiệu quả, biết cách quản lý thời gian còn là bước đệm để nâng cao năng suất và giữ vững sự tỉnh táo giữa guồng quay dự án.
Bài viết này tổng hợp các kỹ thuật quản lý thời gian phổ biến, trực quan và đã được dân IT toàn cầu áp dụng thành công.
1. Bốn nguyên tắc vàng trong quản lý thời gian
Theo chuyên gia Brad Aeon – người chuyên nghiên cứu về quản lý thời gian, hầu hết các kỹ thuật đều xoay quanh 4 nguyên tắc cốt lõi:
- Tổ chức thời gian: Xây dựng lịch trình rõ ràng, danh sách công việc cụ thể.
- Bảo vệ thời gian: Biết nói “không” đúng lúc, đặt ranh giới rõ ràng.
- Tối ưu thời gian: Ưu tiên việc quan trọng, tránh dàn trải.
- Hiểu rõ thời gian: Ghi lại quá trình làm việc, đánh giá liên tục để cải thiện.
2. Ma trận Eisenhower – Đừng để việc “khẩn” lấn át việc “quan trọng”
“Tôi có hai loại vấn đề: cấp bách và quan trọng. Cấp bách thì không quan trọng, và quan trọng thì không bao giờ cấp bách.”
– Dwight D. Eisenhower
Từ tư duy đó, Ma trận Eisenhower ra đời và chia công việc thành 4 nhóm:
Ma trận này đặc biệt hữu ích trong môi trường IT bận rộn, giúp bạn tránh dính bẫy “bận rộn giả” và tập trung vào việc tạo ra giá trị.
3. Mind Map – Sơ đồ tư duy hóa công việc
Mind Map là công cụ trực quan giúp bạn nhìn rõ cấu trúc công việc, chia nhỏ mục tiêu lớn thành các bước cụ thể, dễ theo dõi.
Ứng dụng thực tế:
- Lập kế hoạch học công nghệ mới
- Phân tích backlog phức tạp
- Brainstorm giải pháp cho sprint sắp tới
Mind map không chỉ giúp rõ ràng hoá đầu việc, mà còn giúp xác định điểm nghẽn trong quy trình.
4. Quy tắc Pareto (80/20) – Làm ít, hiệu quả nhiều
Theo Pareto:
- 20% nỗ lực tạo ra 80% kết quả
- 20% việc còn lại tiêu tốn 80% công sức
Với dân IT, bạn có thể áp dụng nguyên tắc này bằng cách:
- Ưu tiên xử lý “đường găng” của dự án
- Tập trung fix lỗi ảnh hưởng lớn thay vì lan man
- Làm rõ yêu cầu với stakeholder để tiết kiệm công sức về sau
📌 Lưu ý: Pareto không khuyến khích bỏ bê các việc nhỏ. Hãy linh hoạt để đảm bảo công việc vẫn vận hành mượt mà.
5. Getting Things Done (GTD) – Đưa mọi thứ ra khỏi đầu
David Allen – tác giả phương pháp GTD từng nói:
“Bộ não của bạn dùng để nghĩ, không phải để ghi nhớ.”
Quy trình 5 bước của GTD:
- Ghi lại mọi việc, ý tưởng
- Làm rõ: Đâu là việc hành động, đâu là ghi chú
- Sắp xếp vào danh sách, lịch biểu
- Xem lại định kỳ
- Thực thi từng việc đã ưu tiên
👉 GTD đặc biệt phù hợp với lập trình viên hay “multitask” và có nhiều dòng suy nghĩ vụn vặt.
6. Pomodoro – Làm việc tập trung theo phiên
Phương pháp Pomodoro chia thời gian làm việc thành các phiên 25 phút tập trung, xen kẽ nghỉ ngắn 5 phút. Cứ 4 phiên thì nghỉ dài 15–30 phút.
Ứng dụng với Dev:
👉 Pomodoro giúp bạn duy trì sự tập trung, đặc biệt hiệu quả khi làm việc remote, hoặc môi trường nhiều nhiễu động.
7. Kanban + Time Tracking – “Minh bạch hoá” thời gian
Khi tích hợp time tracking vào Kanban, bạn có thể:
- Ghi lại thời gian cho từng task
- Xem tiến độ thực tế từng giai đoạn
- Phát hiện điểm nghẽn trong quy trình
Câu hỏi bạn có thể trả lời với mô hình này:
- Task A kéo dài bao lâu?
- Task nào thường bị treo?
- Ai đang quá tải? Có thể nhận thêm việc không?
🔧 Gợi ý công cụ: Jira, Trello + Clockify, Linear, ClickUp
Kết luận
Thời gian là tài nguyên duy nhất không thể nhân bản. Dù bạn đang viết code, review pull request hay lên kế hoạch sprint, hãy xem thời gian như một dòng dữ liệu cần được tổ chức, phân tích và tối ưu.
Hãy chọn cho mình một vài kỹ thuật phù hợp, kiên trì áp dụng và tinh chỉnh theo thực tế. Vì cuối cùng, quản lý thời gian tốt không chỉ giúp bạn hoàn thành task – mà còn giữ cho đầu óc tỉnh táo, công việc bền vững và sự nghiệp thăng hoa.
