QUY ĐỊNH CỤ THỂ CÁC CÔNG VIỆC CỦA PROJECT MANAGER
Project Manager (PM) là vị trí quản lý của dự án, đảm nhiệm vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch, thực hiện, và hoàn thiện dự án từ đầu đến cuối. Vậy trong thực tế, PM tại React Plus JSC được quy định cụ thể các công việc như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
1. Trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn của PM
Lưu ý : Lưu ý rằng trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn của người quản lý dự án có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô, phạm vi và bên liên quan của từng dự án cụ thể.
1.1. Nghĩa vụ của PM
PM có 4 nghĩa vụ chính đó là lãnh đạo và điều phối, giao tiếp, giải quyết các vấn đề và đảm bảo chất lượng. Trước hết, PM có nhiệm vụ lãnh đạo và điều phối các thành viên trong dự án, đảm bảo mọi người làm việc cùng nhau hướng đến mục tiêu chung. Tiếp theo, kỹ năng giao tiếp cũng là một yếu tố quyết định sự thành công của một PM. PM phải theo dõi và giải quyết các vấn đề trong quá trình giao tiếp và làm việc của các bộ phận trong nhóm dự án và các bộ phận khác liên quan đến dự án. Từ đó xây dựng và duy trì một môi trường giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong dự án, cũng như liên lạc với khách hàng và bên liên quan. Trong dự án sẽ có những vấn đề phát sinh, PM chính là nhân tố quan trọng để giải quyết các vấn đề và xung đột trong quá trình dự án, tìm kiếm các giải pháp tốt nhất để vượt qua khó khăn. Cuối cùng là việc đảm bảo chất lượng của dự án. PM phải đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng theo các tiêu chuẩn chất lượng và yêu cầu của khách hàng cũng như mục tiêu và kế hoạch đã vạch ra.
1.2. Quyền hạn của PM
Quyền hạn của PM bao gồm 3 yếu tố đó là quản lý nguồn lực, đưa ra quyết định, và đại diện cho dự án. Đầu tiên, PM có quyền phân công công việc, quản lý nguồn lực và đưa ra quyết định về việc sử dụng nguồn lực. Nếu không có bước quan trọng này, PM có thể chỉ được xem là một kỹ sư chính trên dự án mà không được coi là một người quản lý. Điều này cũng có thể dẫn đến khả năng thất bại của dự án trong việc đạt được mục tiêu của nó. Thứ 2, PM có quyền đưa ra các quyết định liên quan đến dự án, bao gồm thay đổi kế hoạch, thay đổi phạm vi công việc đề xuất các phương án xử lý các vấn đề. Và cuối cùng, PM là đại diện cho dự án trong các cuộc họp, đàm phán và giao tiếp với các bên liên quan, bao gồm khách hàng, đối tác và các thành viên khác của dự án.
1.3. Trách nhiệm của PM
PM có 5 trách nhiệm cần phải bảo đảm đó là xác định mục tiêu dự án, lập kế hoạch dự án, quản lý nguồn lực, giám sát tiến độ và quản lý rủi ro. Người quản lý dự án có trách nhiệm xác định rõ ràng mục tiêu của dự án, đảm bảo rằng những mục tiêu này đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và bên liên quan, từ đó xây dựng kế hoạch chi tiết cho dự án, bao gồm lịch trình, phân công công việc, nguồn lực và ngân sách. Sau khi có kế hoạch dự án, PM cần đảm bảo sự phân bổ hợp lý của nguồn lực như lao động, thiết bị và vật liệu để đảm bảo tiến độ và chất lượng của dự án. Trong quá trình chạy dự án, PM cần theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án, đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng theo kế hoạch và đúng thời hạn. Trong quá trình thực hiện dự án, sự cố và rủi ro có thể xảy ra, và PM cần đánh giá, quản lý và giảm thiểu rủi ro để đảm bảo ổn định cho các đội nhóm khác trong dự án.
2. Các công việc cụ thể của PM trong dự án
2.1. Xác định loại dự án
Dự án đưa về sẽ được xác định dựa trên 2 dạng: Dự án Project Based và dự án Labo. Từ đó PM sẽ đánh giá được tổng thể dự án và nguồn nhân lực
2.2. Đánh giá khối lượng và lập lịch dự án
Đánh giá khối lượng công việc được dựa trên việc xây dựng bảng phân rã công việc (Work breakdown structure), trong đó kèm theo việc xác định các công việc ưu tiên và thời gian thực hiện các công việc. Sau khi hoàn tất việc đánh giá khối lượng, PM sẽ lập lịch dự án để cùng thống nhất với đối tác.
2.3. Lập kế hoạch dự án
PM cần lập kế hoạch cho dự án bao gồm kế hoạch đánh giá chi phí, bản đánh giá chi phí dự án, tài liệu dự án và nắm các thông tin chung về dự án để phổ biến đến các thành viên của dự án dưới các hình thức thích hợp như họp dự án, tài liệu giới thiệu dự án,...
2.4. Tổ chức dự án
PM có trách nhiệm điều phối là phân bổ nguồn lực hợp lý. Sau khi lập được kế hoạch dự án, PM cần xác định thành viên đội dự án. Nếu có sự điều chỉnh nhân sự, PM phải đảm bảo rằng các công việc và yêu cầu đối với công việc được chuyển giao đầy đủ, người nhận công việc hiểu rõ các yêu cầu đối với mình.
2.5. Quản lý chất lượng
Để quản lý chất lượng dự án, PM cần xác định rõ các mục tiêu chất lượng của dự án trong giai đoạn chuẩn bị dự án nhằm bàn giao đúng hạn các sản phẩm cam kết với khách hàng và xác định các biện pháp nhằm đạt được mục tiêu chất lượng dự án.
2.6. Quản lý công việc và tiến độ
Bước đầu tiên để quản lý công việc đó chính là tổ chức tiến hành và kiểm soát công việc trong khung thời gian của kế hoạch dự án và nhắc nhở các bên liên quan về kế hoạch (hoặc lịch) trước khi đến hạn một thời gian nhất định nhằm các bên chuẩn bị thực hiện theo đúng tiến độ kế hoạch. Sau đó là xác định các công việc cần đặt mức ưu tiên cao trong mỗi giai đoạn của dự án. Những vấn đề khó sẽ xuất hiện nên PM cần xác định trước những vấn đề đó và lập danh sách cùng kế hoạch để xử lý. Mỗi dự án có những giai đoạn mấu chốt, PM phải báo cáo cấp quản lý để đánh giá tiến độ dự án phòng trừ những tình huống xấu và có cách xử lý kịp thời. Tuy nhiên, nếu dự án có sự thay đổi về mặt quy mô, PM cần được nêu rõ và có sự thỏa thuận, xác nhận của khách hàng và cũng phụ thuộc vào ngân sách của dự án.
2.7. Thực hiện Sprint Demo and Retro
PM cần thực hiện Sprint Demo and Sprint Retrospective mỗi 2 tuần 1 lần để nhìn lại những việc đã hoàn thành, chúc mừng nhau về những điều làm tốt và khám phá ra các cải tiến cho quy trình làm việc, các thành viên dự án trong cả Sprint vừa diễn ra.
2.8. Quản lý rủi ro
Gồm các bước chính :
Bước 1: Lên kế hoạch quản lý rủi ro.
Bước 2: Xác định rủi ro.
Bước 3 : Phân tích, lên kế hoạch ứng phó với risk đã được xác định.
PM tổ chức theo dõi chặt chẽ, theo dõi riêng cho các risk có mức độ ưu tiên cao. Cần chú ý phát hiện ra các dấu hiệu xuất hiện rủi ro để kịp thời có các hành động cần thiết, tránh xảy ra mạo hiểm, gây tổn thất.
2.9. Báo cáo tiến trình dự án
Báo cáo tiến trình dự án cần thực hiện định kỳ để đảm bảo dự án theo đúng tiến độ kế hoạch. Những mẫu báo cáo bao gồm : báo cáo milestone (bao gồm cả kết thúc giai đoạn), báo cáo tổng kết dự án. Căn cứ vào đặc thù của dự án, có thể quy định cần làm những loại báo cáo nào cần thiết cho dự án .
Trên đây là những chia sẻ về quy định cụ thể các công việc của Project Manager mà React Plus muốn gửi tới bạn. Hy vọng bài viết này có thể giúp các bạn hiểu và có thêm những kiến thức về công việc Project Manager, cũng như truyền được cảm hứng cho định hướng công việc của các bạn sau này.
